随着建设监理业务规范化管理的不断加强和细化，监理市场环境竞争激烈，监理信息管理的作用显得越来越重要，所以，我们要不断完善信息系统的不足，管理并使用好与监理有关的信息，促进现场监理工作的正常开展和监理的经营管理工作，以便更好地实现项目管理中信息管理的实际作用。

在项目管理的领域中，不论是建设单位或者各参建单位的管理系统，都要进行正常的资料管理，一栋楼建成的过程也就是资料形成的过程，工程过程中产生的资料是一种较为固定的信息资源，它应是工程最真实的反映。现场资料管理工作一般分为三个阶段：开工准备阶段、施工过程监理阶段和竣工验收阶段。

一、开工准备阶段，项目监理部应具备的资料：

（一）项目监理部应准备的资料
1.建设工程监理合同及中标通知书
2.施工单位承包合同和招标文件
3.监理公司对本建设工程的总监理工程师任命书及授权；
4.项目监理部组成人员及分工；
5.适用本工程项目的监理规划；
6.工程档案的建立即档案盒名称打印
7.现行的法律法规文件
8.最新的适用本工程的监理台账表格或记录格式
9.建立电子文档。
（二）建设单位应提交的文件及资料
1.建设工程规划许可证（包括附件）；
2.建设工程施工许可证；
3.规划部门签发的建筑红线验线通知书；
4.与质监站相关监督手续；
5.经建设行政主管部门审查批准的设计图纸及设计文件；
6.本项目的中标通知书（复印件）；
7.本工程项目的中标价（复印件）；
8.施工承包合同（副本）；
9.水准点、坐标点等原始资料；
10.工程地质勘察报告、水文地质资料；
11.建设单位驻工地代表及授权；
12.施工图纸审查意见书
13.人防、环保、消防等有关部门的审查意见书
（三）施工单位应向监理单位提交的资料
1.施工企业营业执照、资质证书及安全生产许可证（复印件并盖单位印章，下同）；
2.国家企业等级证书、信用等级证书（复印件）；
3.工程项目经理及管理人员资格证书、上岗证（复印件）；
4.特种作业人员上岗证（建筑施工特种作业包括：电工、架子工、建筑起重信号司索工、建筑起重机械司机、建筑起重机械安装拆卸工、高处作业吊篮安装拆卸工及其他特种作业。）（复印件）；
5.工程预算书、工程中标价明细表（复印件）；
6.施工单位提供的实验室资质证书（复印件）；
7.审批手续齐全并盖单位印章的施工组织设计及危险性较大的分部分项工程的施工方案；
8.建设单位已提供的水准点和坐标点的复核记录；
9.工程依法允许分包的，应提供分包单位的资质及业绩。

二、施工过程监理阶段的资料

（一）质量控制资料

监督执行规范、规程、工艺标准，贯彻工程质量验收标准的执行。应执行质量安全管理体系的审查、施工组织设计审查、分包单位资质的审核、测量成果审核、计量设备检查和检定的监理、场地的移交及布置、原材料、构配件及设备进场验收和见证取样送检；工程实体检验、巡视、旁站、平行检验；隐蔽工程检查验收与工序交接验收、检验批验收、分部分项工程验收。
（二）进度控制资料
应根据合同工期和实际工程进度，发生差异时应及时分析产生的原因，对施工进度应进行动态管理，必要时召开施工进度协调会议。
（三）履行安全职责的资料
主要审查施工组织设计中安全技术措施和危险性较大分部分项工程的安全专项施工方案是否符合工程建设强制性标准要求，定期巡视检查施工过程中的危险性较大工程的作业情况是否符合已审批的方案，核查大型设备和安全设施的运行验收手续是否齐全，督促施工单位进行安全自查工作，并对施工单位自查情况进行抽查。
（四）投资控制资料
应对验收合格的工程进行计量，审核施工单位上报的工程款支付报审表，按规定处理工程变更申请，及时收集整理工程费用的原始资料。按合同约定及时对施工单位报送的竣工结算资料进行审核。

三、竣工验收阶段的资料

（一）根据《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法》规定，建设单位办理工程竣工验收备案应提交以下材料：
1.工程竣工验收备案表(房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案表)；
2.工程竣工验收报告；
3.法律、行政法规规定应当由规划、消防、环保等部门出具的认可文件或者准许使用文件；
4.施工单位签署的工程质量保修书；
5.法规、规章规定必须提供的其他文件；
6.商品住宅还应当提交《住宅质量保证书》和《住宅使用说明书》。
（二）监理单位应提交的资料：
1.单位工程质量竣工验收记录；
2.监理单位工程质量评估报告；

3.工程竣工验收报告；
4.工程竣工验收会议纪要；
5.专家组竣工验收意见；
6.工程竣工验收证书；
7.规划、消防、环保、人防、防雷等部门出具的认可文件或准许使用文件。

四、资料组卷质量要求：

（一）组卷顺序：
一般为封面、目录、文件资料、工程照片及封底。
（二）资料管理的规定及对施工技术资料填写质量要求：
1、归档的工程文件应为原件（若为复写件、复印件，需注明原件存放处，要确保字迹清楚、牢固，能长期保存。
2、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准规程。
3、工程文件的内容必须真实、准确、与工程实际相符合。
4、工程文件应采用耐久性强的书写材料,如碳素墨水,不得使用易褪色的书写材料,如红色墨水、纯篮墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
5、工程文件应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备。
6、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4(297mm×210mm),图纸应采用国家标准图幅。
7、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧性大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝图,竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰且不得使用复印件。
8、所有“竣工图”均应加盖“竣工图”章。“竣工图”章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。“竣工图”章尺寸为50mm×80mm。“竣工图”章应使用不褪色的红印泥,应盖在图标栏上方空白处。
9、利用施工图改绘竣工图,必须标明变更修改依据,凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变,或变更部分超过图面1/3的,应当重新绘制竣工图。
10、不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面(297mm×210mm),横向按手风琴式折叠,竖向按顺时针方向向内折,图标拦露在外面。

五、结语

监理信息技术对监理工作管理水平和业务技能的提高具有推动作用，所以，我们有必要建立网络化、数字化、信息化为手段的新型管理模式，这也是工程资料管理发展的新方向。提供更为及时、可靠、准确的信息，让资料和工程现场管理情况相互衔接，这样才可以及时发现质量、安全问题。信息档案与现场管理要统一，就必然要实现案卷及计算机的检索，在实际利用中发挥其优越性，随着科学技术的进步和文件信息建设进程的不断深入，以信息化优化我们的资料管理，进一步提高管理水平，才能更好地为项目提供高效率、完整、可靠的优质服务。